Les communications unifiées permettent d’échanger des idées et de travailler plus efficacement. Elles prennent de plus en plus d’ampleur avec l’explosion des collaborateurs nomades. Bien gérées, ces communications sont vectrices de productivité pour les PME.
Elles sont basées sur deux piliers :
La mise à disposition de différents moyens de communication (messageries instantanées, standard téléphonique, lignes fixes et/ou mobiles, etc.)
Les outils de collaboration (conférences audio -vidéo ou web - , partage d’écrans et de fichiers).
Ces solutions s’adaptent aux spécificités des entreprises qui choisissent de les mettre en place.
Cette multiplication d’outils tend, paradoxalement, à simplifier et enrichir le travail d’équipe.
Vous pouvez optimiser vos communications unifiées de différentes façons :
1. Simplifier l’installation et la mise en œuvre des outils de communication
Les PME ont aujourd’hui l’opportunité de choisir des postes téléphonies fixes, reliés au réseau télécom de l’opérateur, et adaptés à leurs besoins.
Cet équipement est sous la charge de l’opérateur télécom qui s’occupe de la complexité, la maintenance et la mise à jour de l'infrastructure. Il garantit également le temps de rétablissement du service.
En clair, l’opérateur s’occupe de la technique, et l’entreprise de la relation humaine.
2. Unifier les méthodes de travail
Les PME sont encouragées à choisir des solutions qui unifient et facilitent les méthodes de travail. L’objectif est de fournir une expérience identique aux collaborateurs, qu’ils soient sur site ou en déplacement. Cela booste leur productivité, tout en les rassurant.
Pour ce faire, il existe un panel de services.
Par exemple, certaines solutions fournissent un visuel sur l’annuaire de l’entreprise et sur la présence (ou l’absence) de tous les collaborateurs. Cela facilite la communication pour les utilisateurs nomades qui interagissent de la même manière au siège ou lors de leurs déplacements.
Les entreprises multisites ont également accès à des standards homogènes entre tous les sites pour offrir un accueil client identique, quel que soit le site choisit par le client.
Les entreprises dont le business repose sur l’activité des commerciaux sont en mesure de proposer un numéro de téléphone unique entre le fixe et le mobile. Les commerciaux peuvent ainsi afficher le préfixe téléphonique de leur département, même lorsqu’ils appellent depuis leur mobile. Ils renforcent ainsi l’empreinte locale de leur entreprise.
3. Faciliter le travail des collaborateurs
Les interfaces choisies doivent être comprises dès la première prise en main, sans formation préalable, afin d’éviter à l’entreprise une formation complexe.
Les solutions pensées clé en main, comme le Pack Business Entreprises chez SFR, sont une excellente alternative pour les PME.
Un exemple de service, qui facilite le travail de vos collaborateurs, est l’accès à une boite vocale unique entre le fixe et le mobile.
4. Proposer des bureaux 100 % mobiles
Vous pouvez faciliter la transition fixe - nomade de vos collaborateurs en adoptant des solutions 100 % mobiles. Ces dernières incluent notamment des lignes mobiles enrichies des services de standard, avec le renvoi d’appel vers un autre poste.
Encourager la mobilité, c’est également proposer aux utilisateurs nomades de participer aux réunions en temps réel. Ils bénéficient ainsi de la vision des autres participants et peuvent coconstruire du contenu.
5. Sécuriser les outils de collaboration
Les outils de collaboration que nous connaissons et utilisons en dehors du monde professionnels, tels que Dropbox, doivent être sécurisés afin de pouvoir échanger des données sensibles.
Cela permet aux collaborateurs de partager en toute tranquillité des documents, en ligne, en groupe, même s’ils ne sont pas sur les mêmes sites.
Conclusion, les différentes solutions de communications unifiées s’adaptent à toutes les spécificités de votre entreprise. Bien managées, elles apportent des services innovants et riches en fonctionnalités, le tout à partir d’une interface de gestion simple.